Collaborons tous en coeur!
Au-delà des courriels, des UPS et Fedex de ce monde et des sites FTP, il y a la collaboration... la vraie!

Une entreprise qui se dit prête à foncer sur le marché national ou même international ne peut plus attendre que l'instant d'un moment ne se soit passé sans avoir bougé... vos concurrents viennent de vous dépasser et vous n'avez rien vu. Vous n'avez rien vu parce qu'il vous manque cette agilité, cette flexibilité de pouvoir manier l'information et de la rendre importante... de permettre à tout ceux qui en ont besoin maintenant de ne pas avoir à attendre la fin du "break", du dîner ou même demain pour l'obtenir... de donner à vos collaborateurs (on parle après tout de collaboration) l'heure juste en temps réel et en couleur!

Bon... revenons un peu sur terre. Par définition, la collaboration se dit de ce qui, dans un environnement informatisé ou en ligne, vise à favoriser la collaboration entre pairs, en permettant d'échanger et de partager des compétences pour mieux réussir un projet commun. Dans tout environnement de travail, il est clair qu’un esprit de collaboration doit exister afin de maximiser l’apport de tous. Cependant, des problématiques dues aux distances, à la langue, aux horaires et aux logiciels peuvent porter entrave à un travail de collaboration efficace.

Plusieurs types d’outils de collaboration sont disponibles à notre clientèle. Les systèmes de GCE ont pour la plupart des interfaces Web qui permettent une certaine collaboration. On peut aussi ajouter des outils spécifiques à ce type de travail qui vont augmenter l’apport des utilisateurs. Ceux-ci peuvent être des systèmes de courriels intégrés, de forums de discussion, de calendriers communs et interactifs, etc.

La collaboration peut aussi être élaborée sur des plates-formes spécifiques qui ne servent qu’à cela. Dans la gamme de produits Autodesk, on pense tout de suite à Buzzsaw. Chez OpenText, il y a eDocs Collaboration.

D’autres outils de collaboration peuvent être utilisés seuls ou jumelés à des systèmes de GCE afin de maximiser leur apport. Des visualisateurs à composante Java font en sorte que plusieurs utilisateurs peuvent travailler interactivement sur le même document, y faire des annotations et échanger par clavardage. On pense ici à AutoVue d'Oracle.

On en est même au point où certains systèmes peuvent synchroniser des ensembles de données et même des processus entre sites distants! Si je démarre un changement sur un document à Sherbrooke, le système de synchro fera en sorte que mon homologue à Oslo en Norvège verra dans les minutes qui suivent que quelque chose de nouveau s'en vient. C'est chez BlueCielo avec la gamme IC-Meridian Enterprise que l'on réussit le mieux.

On peut aussi décider de pousser des données (dessins, documents, contrats, etc.) lorsque ceux-ci ont été approuvés. En plus d'avoir le choix de la méthode de transmission, on peut aussi demander que l'information soit convertie en format non modifiable (pdf, dwf, image, etc.). Encore une fois, BlueCielo est en pôle position pour ce genre de traitement à partir de Meridian et Organice Publish à partir de SharePoint.

Encore une fois, ce n’est pas tout d’installer un logiciel de collaboration; il faut bien en comprendre la portée et l’utilisation. Des règles de conduite et de maintien doivent être élaborées pour que tous puissent évoluer dans un environnement de collaboration harmonieux. Il faut également que nos collaborateurs sachent que les connaissances et les informations qu'ils possèdent ne leurs appartiennent pas. Elles font partie de l'intelligence de votre entreprise, celle-là même qui doit toujours être disponible à tous pour faciliter l'ensemble des activités qui font que non seulement vous êtes compétitif, mais qu'en plus, ce sont maintenant vos concurrents qui vous regardent de loin.

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Martin Samson
Spécialiste d'applications
Équipe de GCE du Groupe BusCom