10 excuses pour ne pas se servir de la GCE
Depuis toujours, les organisations résistent au passage à des technologies de gestion de l’information pour diverses raisons. Il va sans dire que la plus courue du moment est : « Nous n’avons pas d’argent, les temps sont durs. » Et pourtant, c’est justement en ce moment de rationalisation qu’il est impératif de réduire les coûts d’opération, d’augmenter la rapidité d’exécution et d’assurer la pérennité de la connaissance de l’entreprise. Maintenant que nous avons déconstruit cette première, en voici cinq autres qui vous seront analysées cette semaine. Un second volet sera publié dans notre prochain BusCommuniqué.

Excuse #1 : Si on a besoin d’une information, on peut normalement la retrouver.
Normalement, on est capable trouver l’information dont on a besoin lorsqu’un client appelle. Cela peut parfois nécessiter un certain temps, mais une fois que l’on envoie un courriel à l’ensemble du personnel mentionnant qu’on recherche une information particulière, celle-ci remonte généralement à la surface.

Réalité
C’est vrai; avec assez de temps, les individus peuvent normalement dénicher l’information qu’ils cherchent. Cependant, il existe certaines situations où le temps s’avère un luxe que l’on ne peut se permettre… comme lorsqu’une poursuite judiciaire se pointe le bout du nez !

Retrouver un document donné au sein d’une organisation peut parfois se comparer à chercher une aiguille dans une botte de foin. La plupart du temps, ce n’est pas un impératif légal qui engendre une recherche, mais il s’agit plutôt d’une question d’affaires. D’un côté comme de l’autre, le coût associé à cette tâche peut s’avérer exorbitant dans le cadre d’un environnement géré de manière non efficace.

On considère qu’un employé de bureau consacre typiquement 40% de son temps à la recherche de données. Maintenant que vous avez cette statistique en main, je vous laisse le plaisir de calculer vos pertes potentielles annuelles. Vous devriez ainsi prendre l’habitude d’indexer votre contenu afin de faciliter sa localisation éventuelle – dès maintenant avant qu’il ne soit trop tard. Oui, il est vrai qu’un système de GCE ne réglera pas tout, mais pensez-y… Si dès demain, pour un dollar de plus de l’heure, tous vos employés vous fournissaient une augmentation de rendement de 15 à 25%, seriez-vous tenté par l’idée?

Excuse #2 : Personne n’a l’intention de nous poursuivre.
Qui pourrait bien vouloir engager une poursuite contre nous? Même si c’était le cas, nous serions certainement en mesure de trouver les outils requis pour assurer notre défense.

Réalité
Ce sont plutôt les problèmes qui vous trouveront ! La triste vérité est qu’une erreur de votre part ne doit pas nécessairement être commise pour qu’une poursuite soit intentée contre vous. Si vous démontrez toutefois à l’avocat de l’opposition que vous pouvez rapidement fournir de la documentation pour contrer les propos de votre adversaire, le litige peut se résoudre simplement avant même le début du procès.

Prenons l’exemple d’une dispute liée à une demande de changement d’ingénierie. Le conflit sera probablement réglé hors cour si vous êtes capable de prouver, lors des procédures préliminaires, que la modification a en effet été proprement autorisée – ceci s’avère toutefois impossible sans l’utilisation d’un système pour le suivi et la vérification de tels formulaires.

Même si la cause est poussée plus loin, il sera impératif de produire des documents ordonnés par la cour, et ce, dans un délai précis afin d’éviter des pénalités sévères. La compagnie Morgan Stanley, par exemple, a déjà été sanctionnée à payer une amende de 1.6 milliard de dollars pour avoir menti quant à sa capacité de fournir des preuves sous format de courriel. Qui oserait possiblement risquer une telle sanction? Considérez donc la gestion d’information en tant que police d’assurance en cas de litige – vous en serez réjoui si le besoin se fait sentir.

Excuse #3 : Nous devons choisir nos priorités.
Même s’il est vrai qu’une entreprise dépense typiquement 20$ en main-d’œuvre pour classer un document, 120$ pour retrouver un document mal classé et 220$ pour reproduire un document perdu, cela ne représente que du petit change pour nous.

Réalité
Petit change? Petit change? Il n’existe rien de tel, spécialement dans l’économie dans laquelle on se trouve présentement.

Oubliez les milliers de dollars perdus en main-d’œuvre représentés par ces statistiques. Qu’advient-il du temps gaspillé à attendre la réapparition de vos documents? Comment justifier la perte de productivité des individus qui perdent un temps fou à effectuer des recherches à travers des quantités énormes de fichiers? Et que dire de l’insatisfaction grandissante de votre client pendant que votre entreprise tourne en ronds?

Ces coûts sont également réels et transformeront rapidement en un échec total toute tentative de réaliser davantage avec moins de ressources – et il n’existe aujourd’hui aucune organisation si riche qu’elle n’est pas intéressée au progrès à l’interne.

Un petit calcul... Chacun de mes 50 employés classe un document par mois, cherche un document par mois et refait un document par mois... Sur un an, je perds 216,000$.

Excuse #4 : Au diable la verdure...
Peu importe qu’un document soit photocopié en moyenne 19 fois? Ce n’est pas mon problème. Je dois me préoccuper de choses nettement plus importantes.

Réalité
Bien sûr. Jusqu’à ce que votre compagnie de gestion de déchets décide de vous charger des frais additionnels si vous ne manifestez aucun effort de recyclage. Ou encore quand vous ne savez plus où installer vos nouveaux employés parce que la totalité de l’espace inoccupé déborde maintenant de classeurs. Ou finalement jusqu’à ce que vos actionnaires commencent à questionner votre engagement concernant la responsabilité environnementale.

Comme vous pouvez le constater, le virage vert implique bien plus que la sauvegarde des arbres et la réduction des émissions de carbone – bien que ces actions constituent clairement des bénéfices à long terme pour notre planète. Sur une échelle plus rapprochée, cela s’applique directement au contrôle des coûts et à la valeur de la marque, dont le succès requiert le développement d’une culture corporative valorisant le développement durable et l’adoption de technologies permettant sa réalisation.

La bonne nouvelle est qu’une large majorité des documents papier imprimés par les entreprises – que certains estiment s’élevant jusqu’à 80% – est de nature numérique, c’est-à-dire que l’information qu’elle contient a été originalement créée électroniquement (tel qu’un fichier Word, une photographie numérique, etc.). Puisqu’une grande partie du travail d’automatisation de documents a déjà été complété pour vous, l’intégration du résultat à votre stratégie de gestion d’information devrait s’effectuer sans effort, tout en permettant à votre organisation de prendre le virage vert tout en sauvant de l’argent !

Excuse #5 : Maintenir le personnel occupé, c’est bénéfique.
Nous sommes conscients que nos employés dépensent en moyenne une heure et demie par jour au traitement de courriels. Ils sont rémunérés pour le faire.

Réalité
Ce n’est pas vrai. Vous payez vos employés pour prendre de bonnes décisions dans un délai respectable, pour dénicher de nouvelles idées permettant de stimuler vos affaires, pour représenter le visage public de votre organisation. Si vous croyez le contraire, vous vous êtes probablement trompé de domaine – ou vous ne faites vraisemblablement pas de bonnes affaires.

Soyons clair : il n’y a rien de mal à garder vos employés occupés – en effet, la plupart des gens veulent l’être afin d’éviter que leurs journées de travail ne deviennent tellement ennuyeuses qu’ils songent à trouver un nouvel emploi. Mais ce qu’ils désirent réellement, c’est demeurer occupé de manière productive : relever des défis intellectuels, éprouver un sentiment d’engagement envers leur emploi et travailler dans le but d’accomplir un but tangible. Chasser de l’information sur une base régulière ne répond à aucun de ces objectifs – d’autant plus lorsqu’ils savent qu’il existe des technologies conçues pour exécuter la majorité de ces tâches à leur place.

Aussi étrange que cela puisse paraître, la gestion de l’information peut être considérée comme un outil de rétention du personnel auquel vos employés peuvent faire confiance pour se débarrasser des tâches quotidiennes banales afin de se concentrer sur du travail nettement plus productif. Vous le remarquerez, ils seront vraiment occupés !


Ces informations sont tirées et traduites de documents de l’AIIM (Association for Information and Image Management) www.aiim.org.