10 excuses pour ne pas se servir de la GCE
Dans la dernière édition de notre BusCommuniqué, nous avions commencé à déconstruire vos raisons de ne pas vous tourner vers la Gestion de Contenu d’Entreprise pour améliorer vos performances et ainsi donner le pas dans votre marché. En lisant ces quelques lignes, pensez toujours que révision des processus d’affaires et remise en question des méthodes de travail ne riment pas toujours avec achats et implantations de logiciels. Il arrive souvent qu’un simple coup d’oeil par un observateur externe est suffisant pour vous remettre dans le droit chemin. Le logiciel pourra, possiblement, s'avérer une étape parmi tant d’autres. Mais souvenez-vous que la pire chose à faire sera toujours de ne rien faire...

Voici donc le deuxième volet de cette série.

Excuse #6 : C'est plus facile de réunir tous nos employés en personne.
Si notre personnel doit travailler en équipe sur un projet, nous croyons qu’il s’avère plus productif d’envoyer préalablement une version préliminaire à l’ensemble de nos membres à l’interne et de l’extérieur, et de regrouper ensuite tout le monde afin de travailler sur les différentes versions et en élaborer les détails. En plus, les gens adorent les séjours dans les hôtels et les dîners au restaurant.

Réalité
Effectivement! Mais depuis quand votre emploi consiste-t-il à allouer des vacances? Par ailleurs, les horaires de travail de vos employés deviennent tellement chargés après chaque nouveau rapport financier qu’il devient alors pratiquement impossible de réunir tout le monde au même endroit à un moment opportun – d’autant plus que cela empêche vos employés de respecter leurs responsabilités régulières, entraînant une aggravation de leurs problèmes. Enfin, avec les tarifs additionnels que chargent les compagnies aériennes, réunir vos employés basés à l’extérieur ne s’avère plus rentable.

La technologie de gestion de documents électroniques facilite l’exploitation du talent à travers votre compagnie, et ce, sans nuire à l’équilibre de vos effectifs de travail. Grâce à des outils de collaboration, de nouveaux canaux de transmission (Web, courriels, messagerie texte, etc.) et des lieux de rencontre en ligne (réseaux sociaux, webinaires), les individus peuvent travailler ensemble de manière efficace pour créer, accéder et discuter de documents de toutes sortes – sans être perturbés par les voyages et les décalages horaires.

Réunir tout le monde au même endroit et au même moment devient rapidement une notion désuète. C’est possible, mais cela requiert beaucoup plus d’effort qu’il n’en vaut la peine. Alors, pourquoi ne pas choisir des options plus efficaces?

Excuse #7 : Notre entreprise n’est pas localisée à un endroit touché par des inondations (ou autres catastrophes naturelles).
Bien sûr, lorsque nous voyons aux nouvelles tous ces documents papier flottant un peu partout après une inondation, nous sympathisons avec les victimes. Mais nous ne sommes pas situés à un endroit où est susceptible de se produire ce type de désastre.

Réalité
Quel soulagement! Imaginez un endroit sans débordements de rivières, ni vents forts, ni incendies, ni dégâts de café... ce doit être un véritable paradis, où rien ne peut se produire pour détruire vos documents papier!

La reprise après un sinistre englobe bien plus que les inondations, ouragans et feux de forêts. Des toits avec fuites d’eau, des systèmes de gicleurs défectueux et même des buveurs de café imprudents peuvent causer des pertes de données majeures. Prenez donc toutes les précautions nécessaires pour protéger votre entreprise. Vous seriez surpris de constater à quelle vitesse un petit problème peut devenir catastrophique!

Sauvegardez des copies de sécurité de vos fichiers électroniques. Déplacez vos vieux documents ou dossiers inactifs vers une installation externe – préférablement la plus lointaine possible. Établissez des politiques afin de déterminer quels documents doivent être déplacés à quel endroit, à quel moment et pour quelle durée avant de procéder à leur destruction. Vous serez alors peut-être mieux placés pour ignorer les périls qui menacent vos documents – du moins jusqu’à ce que le wagon de café débarque à votre bureau.

Excuse #8 : La sécurité de l’information ne se situe pas en haut de notre liste.
Oui, nous verrouillons nos portes la nuit, nous gardons nos dossiers de ressources humaines sous clé et nous utilisons des mots de passe pour nos ordinateurs. Mais nous devons tout de même demeurer flexibles. Nous croyons positif le fait que nos employés désirent emprunter de l’information afin de pouvoir travailler à partir de leur domicile. Nous faisons confiance à notre personnel.

Réalité
La confiance constitue une valeur importante, mais au sein du monde des documents, celle-ci devrait plutôt être pratiquée tel que démontré par le Président américain Ronald Reagan lors des négociations avec l’ancienne Union Soviétique : « Faites confiance, mais vérifiez, » disait-il. Ce conseil s’avère aussi solide dans le domaine de la sécurisation des documents que dans celui du contrôle des armes.

Il est impératif d’être au courant de qui a accédé à quoi et quand. De plus, les bonnes pratiques nécessitent le maintien et la révision des historiques de toutes les activités des utilisateurs. Vos employés ont certainement prouvé leur fiabilité depuis longtemps, mais qu’en est-il du pirate informatique qui tente de s’introduire à l’intérieur de vos systèmes par l’entremise de votre réseau privé virtuel (VPN)? Comment réagir face à un cambrioleur qui vole l’ordinateur portable d’un de vos employés contenant des informations confidentielles? Face à ce genre de situation, même les systèmes de sécurité physique les plus perfectionnés ne pourront vous venir en aide.

Par ailleurs, il existe plusieurs types de brèches de sécurité qui ne sont pas commises par des individus. On n’a qu’à penser aux ouragans ou séismes qui peuvent endommager les fenêtres de vos bureaux et ainsi disperser le contenu de vos fichiers à travers l’ensemble du quartier. Qu’advient-il alors de la sécurité de vos documents? Vos clients, conseillers juridiques et contrôleurs locaux et fédéraux voudront certainement en savoir davantage.

Excuse #9 : Le changement coûte cher.
Lorsque nous devons faire approuver une facture, nous la déposons simplement dans la filière du bon département. Une fois le document signé, nous le classons et, après un certain nombre d’années, nous stockons les vieux dossiers dans un entrepôt externe. Pourquoi dépenser de l’argent pour automatiser une tâche aussi simple?

Réalité
Ce n’est pas aussi simple que vous le croyez. Il existe en fait des règles d’affaires et politiques de documents inhérentes à ce processus qui semble pourtant simple. Toutefois, ces dernières étant invisibles, elles s’avèrent impossibles à documenter, améliorer, reproduire, instruire ou défendre si interrogées par un avocat ou un actionnaire mécontent.

Qui est autorisé à accorder les approbations? Jusqu’à quel montant d’argent s’étend cette autorité? Qui décide à quel moment les vieux fichiers doivent être archivés et stockés dans un entrepôt externe? Quels sont les critères pour les déplacer et pour quelle durée doivent-ils être entreposés? À chacune de ces questions doit correspondre une réponse – et si vous prenez un moment de réflexion, vous réaliserez que le changement de vos processus s’avère beaucoup moins dispendieux que l’alternative.

Citons l’exemple d’un bureau d’ingénieurs qui, chargé d’une quantité excessive de travail, a dû confier en sous-traitance 75% de ses dossiers à un coût de 300$ l'heure. L’entreprise a ensuite commencé à numériser ses plans et devis directement dans son système de gestion de données, une méthode de travail beaucoup plus efficace lui permettant de prendre en charge une plus grande quantité de documents à un coût de seulement 75$ l’heure. Bien qu’il n’y ait rien de problématique avec le fonctionnement de l’ancien processus, le nouveau s’avère beaucoup moins dispendieux, en plus de générer des économies à chaque utilisation.

Excuse #10 : Cette histoire de gestion de l’information est simplement trop inintéressante.
La gestion de nos actifs constitue un aspect essentiel et nous avons donc choisi d’investir nos ressources dans un système financier haut de gamme. Gérer notre personnel s’avère tout aussi important, une tâche prise en charge par nos systèmes de ressources humaines. Toutefois, l’information n’est pas aussi critique et sa gestion semble trop compliquée.

Réalité
Qui a dit que l’information n’était pas aussi critique? L’information constitue un élément-clé du succès – il faut la posséder, s’assurer de son exactitude, sa mise à jour et sa disponibilité afin que les individus qui en ont besoin puissent facilement prendre de bonnes décisions d’affaires. Si vous y songez, c’est l’information qui confère à vos actifs financiers leur valeur : sans elle, vous ne disposeriez pas de listes de prix à jour pour vos clients potentiels, ni de formulaires de commande pour vos transactions, ni de documents d’approbation pour mettre en marche le processus de facturation, etc.

Pendant que tout cela semble compliqué, il demeure que la gestion de l’information est aujourd’hui plus accessible que jamais. La majorité des capacités fondamentales sont facilement accessibles et peu de formation est requise pour l’utilisateur puisque les interfaces sont souvent basées sur le Web et tout individu utilisant un ordinateur est déjà familier avec les navigateurs et boîtes de recherche de type Google.


Ces informations sont tirées et traduites de documents de l’AIIM (Association for Information and Image Management) www.aiim.org.

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