Avec Organice Scan, la correspondance entrante et les autres documents papier peuvent être numérisés et emmagasinés dans un environnement SharePoint, rendant l’ensemble des documents disponibles pour tous les utilisateurs. Les documents papier peuvent être enregistrés et numérisés ou simplement numérisés pour être envoyés dans un environnement SharePoint. Les documents numérisés seront interprétés par reconnaissance optique de caractères (OCR) et convertis en documents PDF interrogeables. Ceci permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches plein texte sur ces documents.

Organice Scan est basé sur une technologie d’OCR qui est à l’avant-garde du marché. Le processus de numérisation, ainsi que les paramètres, peuvent être configurés selon vos besoins. Organice Scan peut être utilisé avec n’importe quel appareil de numérisation, incluant les numériseurs de petits et larges formats, les numériseurs dédiés ou les appareils multi-fonctions.

Organice Scan a permis à des entreprises de resserrer leurs processus d’enregistrements postaux et de prendre le contrôle de l’ensemble des documents reliés à leurs projets. L’ensemble des lettres, télécopies, dessins et autres documents sont maintenant bien organisés dans des librairies de documents logiques et interrogeables.

Organice Scan est partie intégrante d’une solution de gestion documentaire complète. Il améliore la conformité et l’efficacité, tout en réduisant les efforts pour retrouver les documents désirés.

Enregistrer et numériser

Lors de l’enregistrement de documents, l’extension de numérisation d’Organice Explorer est utilisée pour enregistrer tous les documents avec les métadonnées appropriées, telles le numéro de projet, la personne contact, le sujet, le numéro de document, etc. Durant ce processus d’enregistrement, l’utilisateur définit exactement où le document résidera dans l’environnement SharePoint.

Durant l’enregistrement, une page couverture de numérisation est créée et imprimée. Cette page couverture contient un code avec l’information sur le document contenu dans SharePoint. Le document est numérisé, incluant la page couverture. Après la numérisation, le document et la page couverture sont interprétés par l’OCR. Le document est alors converti en fichier PDF interrogeable et est immédiatement entreposé au bon endroit dans SharePoint. Les utilisateurs peuvent ensuite retrouver le document par les métadonnées ou par une recherche plein texte.

Étape 1 : Ouvrir le dossier “Documents numérisés”.

Étape 2 : Enregistrer un nouveau document à numériser (métadonnées, nom du fichier).

Étape 3 : Numériser la page couverture.

Étape 4 : Visualiser un document numérisé.

Numériser et enregistrer

Il est aussi possible de numériser l’ensemble de la correspondance entrante, ainsi que tout autre document papier et de les entreposer dans un endroit centralisé à l’intérieur de SharePoint, pour ensuite les envoyer dans les bonnes librairies de projets en ajoutant les métadonnées appropriées. Si nécessaire, on peut inclure dans les métadonnées l’endroit physique où se trouve le document papier. Pour numériser les documents et ensuite les envoyer dans un endroit centralisé temporaire à l’intérieur de SharePoint, une page couverture générique est utilisée.