Dans les industries orientées par projets, les connaissances et les informations sont emmagasinées dans des documents. Partager et distribuer ces documents de façon efficace et précise constitue la clé du succès de votre projet. Comment distribuer des documents sans avoir à passer un temps interminable à manuellement trier et préparer des jeux de documents avec un haut risque d’erreur? Comment garder la trace de qui a reçu quoi et quand?
Organice Transmit permet de distribuer efficacement des documents multiples à des récipiendaires multiples en une seule étape, tout en offrant de l’information de gestion pour les contrôleurs de documents qui ont besoin de suivre la trace des documents qui ont été envoyés. Une matrice de distribution détermine exactement quel récipiendaire doit recevoir quel document. De plus, elle spécifie si le récipiendaire doit recevoir une copie papier du document (et combien de copies) ou une copie par courriel. Dans SharePoint, une liste de suivi de distributions garde la trace de qui a reçu quoi et quand. Lorsque les documents sont mis à jour, Organice Transmit indique quels récipiendaires ont besoin de recevoir les documents à jour. Pour l’impression, Organice Transmit peut s’intégrer avec des applications d’impression de tierces parties pour l’impression à l’interne sous-traitée chez un imprimeur.
Avec Organice Transmit, vous aurez le plein contrôle de vos transmissions, réduirez les risques et améliorerez votre transparence, tout en épargnant considérablement en temps et argent sur votre processus de distribution.
Avec Organice Transmit, une matrice de distribution de documents est définie, qui spécifie quel récipiendaire doit recevoir quel document. De plus, elle spécifie si le récipiendaire doit recevoir une copie papier (et combien de copies) du document ou recevoir celui-ci par courriel. Pour rendre la matrice claire et simple d’utilisation, il est possible d’échanger les axes représentant les récipiendaires et les documents.
La matrice de distribution de documents, dans laquelle sont entreposés et gérés les récipiendaires et les documents, est créée dans l’environnement SharePoint. Pour chaque récipiendaire, une lettre de transmission est générée, dans la langue de celui-ci, déclinant la liste des documents et du nombre de copies envoyées. La lettre de transmission peut facilement être personnalisée aux standards d’image de votre entreprise.
Lorsque les documents sont mis à jour, Organice Transmit indique, grâce à l’intégration avec l’environnement SharePoint, quels récipiendaires doivent recevoir quels documents à jour.
Captures de documents d'Organice Transmit
Étape 1: Glisser et déposer les documents dans la matrice.
Étape 2 : Glisser et déposer les contacts dans la matrice.
Étape 3 : La matrice de distribution
Étape 4 : Définition de la transmission
Étape 5 : Prévisualiser la transmission.
L'intégration d'impression
Dans plusieurs, sinon toutes les industries orientées par projets, beaucoup de documentation de projets est encore distribuée sur papier entre les différents participants. Puisque les différents contracteurs et autres parties concernées reçoivent, typiquement, différents jeux de documents et chacun dans une quantité de copies qui lui est propre, le processus d’impression, de triage et de préparation de ces transmissions devient une tâche ardue avec un haut risque d’erreur.
Organice Transmit automatise le processus de triage et de préparation de la distribution sur papier, basé sur la matrice de distribution telle que prédéfinie. À partir de la matrice de distribution, Organice Transmit est capable d’envoyer des instructions aux imprimantes et applications de gestion de celles-ci les plus réputées sur le marché, afin qu’elles génèrent un jeu de documents pour chaque récipiendaire, incluant la lettre de transmission. Il ne reste donc plus qu’à mettre le jeu au complet dans une enveloppe, incluant la lettre de transmission, et l’envoyer par courrier au récipiendaire. Typiquement, Organice Transmit réduit le temps nécessaire à la distribution de documents reliés à un projet sur papier de jours à quelques heures.
Organice Transmit s’intègre aux chefs de file de l’industrie, parmi les imprimantes de grands et petits formats et applications de gestion d’impression. Une intégration sophistiquée à été créée avec Océ Matrix Logic Professional. Océ MLP est capable d’interpréter la matrice de distribution d’Organice Transmit et distribue le travail d’impression, incluant la lettre de transmission, aux imprimantes Océ les plus efficaces pour le travail, basé sur le format large ou petit et selon l’endroit où se trouve le récipiendaire. L’intégration avec Océ MLP étend le contrôle que vous avez sur le processus de transmission jusqu’à l’impression, le triage, le pliage et l’étiquetage.
En plus de la possibilité de créer toutes les impressions à l’interne, Organice Transmit offre la possibilité de s’intégrer avec les services d’un imprimeur. Organice Transmit envoie tous les documents avec un bon de commande à l’imprimeur, qui s’occupera d’imprimer tous les documents, ainsi que les lettres de transmission, et les postera ou les livrera au récipiendaire.
Connexions courriel
Les entreprises qui veulent réduire le volume de documents papier qu’ils créent et manipulent, mais qui n’ont pas encore été en mesure de collaborer à l’intérieur d’un site Web de projet, utilisent probablement les courriels pour échanger leurs documents.
Avec Organice Transmit, vous pouvez envoyer vos transmissions par courriel. Les jeux de documents peuvent être ajoutés en attachement à vos courriels, mais vos courriels peuvent aussi contenir des hyperliens vers vos sites SharePoint. De plus, les courriels contiennent la lettre de transmission qui décline les documents que le récipiendaire doit recevoir. Organice Transmit peut aussi recevoir les confirmations de réception par courriel et ajoute cette information à la liste de suivi.
Distribution par courriel
Suivi des transmissions
Pour chaque transmission, Organice Transmit crée une liste de suivi de la distribution qui garde la trace de qui a reçu quoi et quand. La liste de suivi est conservée et gérée dans SharePoint. Il est possible de spécifier une tâche par récipiendaire, comme, par exemple, lorsque le récipiendaire doit approuver ou réviser un document. Des délais peuvent être mis en place pour ces tâches et, via l’outil de rapport de SharePoint, il est possible de vérifier si les récipiendaires ont rencontré les délais prescrits. Il est possible de voir toutes les actions ouvertes par transmission et d’immédiatement mettre à jour tous les items de suivi reliés à ces transmissions.
